Tecnologia para Pequenas Empresas: Guia para acelerar processos e rotinas

A tecnologia para pequenas empresas é cada vez mais importante aproveitar o crescimento. Veja as ferramentas e como implementar.

A tecnologia para pequenas empresas é cada vez mais importante aproveitar o crescimento e gerar diferencial competitivo no mercado.

No entanto, entre micro e pequenos empreendedores, ainda há receio em adotar novas ferramentas, seja pela crença de que elas não se encaixam no orçamento, seja em decorrência do apego aos métodos tradicionais de trabalho.

Mas o fato é que, independentemente do porte, as empresas que não apostam em ferramentas tecnológicas para otimizar a rotina e melhorar a produtividade do trabalho deixam de crescer e se destacam da concorrência.

E você não quer que isso aconteça com o seu negócio, não é?

É por isso que, neste guia, você entende a importância da tecnologia para pequenas empresas, para saber ferramentas úteis e dar conselhos para implementá-los com sucesso.

Guia de ferramentas digitais para pequenas empresas Preparamos um material completo com as principais tecnologias boas e baratas que sua empresa precisa ter

Importância da tecnologia para pequenas empresas

A tecnologia para pequenas empresas é cada vez mais relevante em empresas que buscam crescimento e alto desempenho.

Não há dúvida de que hoje a tecnologia está disponível para todos a partir de diferentes soluções, ferramentas e sistemas operacionais.

Confira alguns benefícios da adoção de tecnologia em pequenas empresas:

  • Redução de custos operacionais
  • Automação de processos
  • Eliminação de erros e retrabalho
  • Ganho de produtividade
  • Otimização de rotinas de trabalho.

Em um artigo para o site da Thrive Global, Andrea Laura diz que a tecnologia em pequenas empresas é importante para a retenção de talentos, construir relacionamentos com os clientes e responder às ameaças do mercado.

"Em geral, o impacto da tecnologia nas pequenas empresas tem sido amplamente sentido do marketing aos recursos humanos", diz o autor.

Implementar tecnologias é importante para evitar a perda de peso diferencial competitivo no mercado e vender mais.

Uma pesquisa realizada em 2018 pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) e pela Confederação Nacional dos Manejadores da Indústria (CNDL) indica que 35% dos micro e pequenos empreendedores usam ferramentas tecnológicas para aumentar as vendas.

E você não quer ficar para trás no mercado, não é?

Tecnologias para pequenas empresas

Depois de entender a importância da tecnologia, que tal conhecer alguns dos principais tipos e amenidades O que eles fornecem?

Gerentes de tarefas

Mesmo em pequenas empresas, ter gerentes de tarefas é importante para organizar rotinas produtivas.

Permite visualizar os processos da empresa, delegar tarefas, definir prioridades e responsabilidades e acompanhar o andamento das atividades de cada colaborador.

Algumas ferramentas simples para usar são MeisterTask, Trello e Asana.

Sistema ERP

Se você ainda não possui um sistema integrado de gerenciamento de negócios, é hora de implementá-lo na empresa.

Um sistema ERP é essencial para integrar todas as áreas da empresa, reúna dados em um único site e automatize processos, aumentando a produtividade.

Entre as funcionalidades, destacam-se a gestão de compras e vendas, controle de fluxo de caixa e estoque e emissão de notas fiscais.

Computação em nuvem

Ferramentas de computação em nuvem também podem ser úteis para pequenas empresas.

Do software de gerenciamento às ferramentas armazenamento de dadosA computação em nuvem dispensa investimentos caros e permite o acesso a arquivos da empresa de qualquer lugar, desde que haja uma conexão com a Internet.

Outro benefício é a possibilidade de realizar trabalhos colaborativos, nos quais toda a equipe tenha acesso aos documentos.

Em muitos casos, a computação em nuvem pode até reduzir os custos de armazenamento de documentos, como escritórios de contabilidade, por exemplo, que não precisam mais manter papel em uma sala de arquivos.

Compartilhar dados

A troca de dados segue a lógica da computação em nuvem.

Ferramentas como o OneDrive, o Dropbox e o Google Drive permitem o armazenamento seguro de documentos da empresa.

A vantagem é que toda a equipe tem acesso aos arquivos instantaneamente, reduzindo o tempo de acesso a eles e permitindo a colaboração.

Videoconferência

Que tal eliminar a necessidade de viajar para fazer reuniões?

As ferramentas de videoconferência, como o Skype e o Google Hangouts, permitem que você converse com pessoas de qualquer lugar do mundo.

Além de reduzir os custos de viagem, a ferramenta ajuda a otimizar o tempo com reuniões.

Big Data

Você pode até pensar que trabalhar com grandes quantidades de dados é uma atividade apenas para grandes empresas.

Mas o fato é que as pequenas empresas que sabem usar Big Data ainda têm mais possibilidades de crescer.

A análise de dados permite tomar decisões mais assertivas e compor uma estratégia viável para aumentar o desempenho da empresa.

Se você ainda não entrou no mundo dos dados, uma alternativa é começar a coletar informações do Google Analytics sobre redes sociais e o site da empresa.

Uns poucos, você pode explorar oportunidades de melhorias e insights em sistemas de gerenciamento, CRM, software de automação de serviços e ferramentas específicas de Business Intelligence.

Com o tempo, a ideia é integrar esses dados e ter uma visão mais ampla deles para obter ideias de gerenciamento.

Ferramentas de automação de marketing

Esse tipo de ferramenta aumenta a produtividade da empresa ao automatizar ações de marketing, como publicações, campanhas e anúncios em redes sociais, capturando leads e enviando e-mails para a lista de contatos da empresa.

Por vezes utilizados são MailChimp, RD Station e Hubspot.

Como usar a tecnologia em pequenas empresas

Para facilitar a implementação da tecnologia em sua empresa, desenvolvemos uma passo a passo com oito dicas essenciais.

Nos próximos tópicos, saiba o que são.

1. Faça um planejamento

O primeiro passo é planejar a implementação.

Identifique quais tecnologias podem ser úteis atribuir custos e investiga o que é necessário para integrá-los no processo da empresa.

Claro que, como uma pequena empresa, você provavelmente tem recursos limitados.

Portanto, vá com calma e, dependendo do orçamento, comece com as ferramentas mais acessíveis (várias delas têm versões gratuitas).

2. Oferecer treinamento

Ao usar novas tecnologias, será necessário treinar os colaboradores.

Lembre-se que esta é uma grande mudança na rotina de trabalho.

Portanto, eles precisam ser treinados para lidar com as novas ferramentas.

3. Implementar na prática

Depois de instalar as ferramentas, é hora de fazer o trabalho na prática com elas.

A partir daí, o ideal é observar o progresso das rotinas produtivas para identificar pontos de melhoria, desafios e vantagens obtidas.

4. Obtenha feedback

Sempre que você fizer uma mudança na empresa, é necessário lançar o feedback.

Ouvir o que os colaboradores têm a dizer sobre as novas tecnologias adotadas é fundamental para mapear as dificuldades de uso e processos que ainda precisam de mudanças e obter sugestões para novas ferramentas que possam ser implementadas.

5. Realize uma avaliação de desempenho

Não esqueça de fazer uma avaliação de desempenho desde a integração da tecnologia até a rotina de trabalho.

Indicadores são úteis naquele momento: produtividade, qualidade, desempenho.

Lembre-se de que, quanto mais dados você tiver, melhor você poderá basear as decisões nos negócios.

6. Use métodos ágeis

Métodos ágeis são formatos de trabalho com ritmo acelerado, que permitem entregas mais rápidas, sem perder a qualidade de produção.

A vantagem é que esses métodos funcionam muito bem quando se trata de tecnologia.

Por outro lado, originou-se em tecnologia da informação e desenvolvimento de software.

Uma boa opção é a metodologia Scrum, que divide projetos em ciclos de produção menores (Sprints).

7. Automatize o que é possível

Não tenha medo de automatizar as tarefas da empresa.

Essa medida reduz erros, elimina o retrabalho e aumenta a produtividade dos negócios.

Outra vantagem é que, ao automatizar tarefas (como faturamento), você ganha mais tempo para se envolver em atividades mais estratégicas.

8. Descarte o que não funciona

Implementando as novas ferramentas e depois de obter avaliações de desempenho e feedback, identifique quais são as falhas no processo e elimine as etapas que não funcionam.

Guia de ferramentas digitais para pequenas empresas Preparamos um material completo com as principais tecnologias boas e baratas que sua empresa precisa ter

E aí, você gostou das sugestões acima?

Compartilhe este conteúdo em suas redes sociais e deixe um comentário abaixo com qualquer dúvida sobre o assunto.