Kanban: o que é, como funciona e como usá-lo em seu projeto

Descubra o que é Kanban e como usá-lo para acelerar o gerenciamento de tarefas e projetos dentro de sua empresa.

Quer saber o que é Kanban e como usar este sistema para acelerar a administração de tarefas de sua empresa?

Então este artigo foi feito para você 🙂

Ao longo das linhas seguintes, você descobrirá como funciona O método e como aplicá-lo no seu dia a dia.

E, claro, você entenderá se o Kanban é o melhor. organização de tarefas e projetos para o seu tipo de trabalho.

Vamos lá?

Um sistema de gestão que conecta suas áreas de negócio: do financeiro ao comercial.

O que é kanban?

Kanban é um sistema de gerenciamento. ágil e visual Controle tarefas e fluxos de trabalho em uma empresa.

O método é usado para controle de produção ou para gerenciamento de tarefas.

O Kanban pode otimizar a execução de atividades e a realização de demandas.

Por se tratar de um método visual, o Kanban ajuda a organizar o cotidiano e manter o foco da equipe.

O método foi criado na década de 1960 pela Toyota, e o termo "Kanban" significa cartão em japonês.

Inicialmente, foi utilizado em linhas de produção e gerenciamento de estoque nas indústrias.

Mas o método saiu das fábricas, e hoje é útil em Escritórios E empresas como a sua.

Então, por que Kanban conquistou seguidores em todo o mundo?

Quais são os diferenciais deste sistema?

É isso que vamos descobrir agora.

Como Kanban trabalha

O kanban funciona muito simples.

Ele é um sistema visual.

Nele, o gerenciamento de tarefas pode ser dividido em três partes:

  • A imagem: é o panorama completo do projeto, que inclui os cartões (tarefas) e as colunas (estado ou estágio atual de cada uma das ações)
  • Cartão: é a menor parte de um Kanban. No cartão, ele listará a tarefa ou ação que deve ser executada
  • Coluna: indica a evolução e a situação de cada tarefa. No mínimo, existem três tarefas: Tarefas a serem executadas, Tarefas em andamento e Tarefas concluídas. Você pode adaptar as colunas de acordo com as necessidades e a realidade da sua organização. O importante é mover as cartas entre as colunas de acordo com o andamento das tarefas.

Bem, esses são os três principais elementos de um kanban.

Mas o método aceitar variações Para atender as necessidades de sua equipe.

Usando cores permite diferenciar entre nível de prioridade De cada tarefa ou quem é responsável por ela, por exemplo.

E, na prática, como implementar o Kanban?

Grande pergunta

Dependerá muito da sua demanda e da organização do seu projeto atual.

Você pode usar post-its em um quadro fixo em uma área comum, um mural na sala de café, softwares como Trello e Asana, ou todos esses formatos combinados para diferentes projetos.

O importante é que todos possam ver o que está sendo feito, por quem e quando.

Veja como é fácil?

Se você ainda tiver dúvidas, não se preocupe: vamos dar uma olhada em como o Kanban trabalha ao longo do artigo.

Vantagens e desvantagens do Kanban

Como todos os métodos, o Kanban tem vantagens e desvantagens em seu uso.

Tudo, claro, depende do modelo de trabalho que você adota.

Dê uma olhada em alguns prós e contras:

Vantagens

  • Baixo custo: a implementação do Kanban não requer altos investimentos financeiros
  • Otimização de tempo: dividir projetos em pequenas tarefas acelera a vida do desenvolvedor
  • Priorização: o sistema permite que todos entendam os principais elementos do projeto e decidam quais são as maiores emergências a qualquer momento
  • Vista panorãmica: Kanban torna fácil ver o que cada membro da equipe está fazendo
  • Equilíbrio das rotinas produtivas.: com a interface, o líder ou administrador é mais fácil de identificar gargalos no processo
  • Autonomia: neste método, o colaborador pode tocar seu trabalho por conta própria, sem muita intervenção do líder
  • Redução da burocracia.: Muitas reuniões são eliminadas com um sistema que se concentra nas tarefas e no progresso adequado de cada ação
  • Clima organizacional: quando todos sabem o que devem fazer, aumenta o bem-estar e melhora a qualidade de vida no trabalho
  • Produtividade: Kanban oferece maior eficiência na execução de projetos, reduzindo o ruído e aumentando a percepção de todas as peças do jogo.

Desvantagens

  • A disciplina: Kanban é um método que requer disciplina para funcionar. Não é necessariamente uma desvantagem, mas pode ser difícil para algumas equipes
  • Mudando dinâmicas: Alterar o sistema da sua organização pode ser difícil se sua empresa já usa o mesmo método por um longo tempo.

Exemplos práticos de Kanban

Agora que você sabe o que é o sistema Kanban e como funciona, vamos exemplos de uso.

Seguindo essas dicas, você aumentará a produtividade da sua empresa.

Gestão de redes sociais corporativas.

Certamente, sua empresa está presente nas redes sociais.

E você sabe o quanto eles são importantes para eles. visibilidade do seu negócio

Inclusive comentamos aqui no blog, com nosso Guia para gerenciamento de redes sociais.

Estar no ambiente virtual é muito importante para as empresas, especialmente se você investir em marketing de conteúdo e estratégias para gerenciar redes.

É aqui que o Kanban pode ajudar.

Use uma estrutura visual para monitorar Ações em redes sociais. Seja no Facebook, Twitter, Instagram, YouTube ou LinkedIn.

Com o método Kanban você pode distribuir responsabilidades para funcionários e siga as estratégias Campanhas e novos conteúdos.

As tarefas aqui dependerão da sua criatividade.

Imagine essas sete colunas em um Kanban on-line (no Trello ou em qualquer outro sistema colaborativo de gerenciamento de tarefas):

  1. Ideias de conteúdo
  2. Idéias aprovadas
  3. Conteúdos em desenvolvimento
  4. Conteúdos concluídos
  5. Publicações aprovadas
  6. Agendado
  7. Publicado

Pode nem ser necessário ter tantos passos, mas faz sentido em uma realidade de gerenciamento de redes sociais.

Então, você pode fazer sua equipe trabalhar bem alinhada, passo a passo.

Com cada mudança de status, o cartão se move (pelo empregado ou pelo gerente) para a direita, isto é, Ideias de conteúdo até o Postado, no final do ciclo.

Desta forma, todos têm uma ideia completa do progresso das tarefas e a roda não para de rodar.

Seleção e recrutamento.

Um gráfico Kanban também pode ser usado em recursos humanos no momento do recrutamento e seleção.

Imagine essas colunas no quadro:

  1. Os candidatos
  2. Selecção A – critérios técnicos
  3. Seleção B – habilidades macias
  4. Pré-entrevista
  5. Entrevista
  6. Aprovado

Neste fluxograma proposto, as cartas dos candidatos movem-se para a direita ao longo das etapas, que contemplam Dois filtros de habilidades e características., uma entrevista anterior (por e-mail, por exemplo), uma entrevista e aprovação.

Na RH, o Kanban pode ser digital ou físico, dependendo da realidade da sua empresa.

Organização geral de tarefas.

Imagine um profissional independente cujo trabalho é dividido em etapas que seguem um cronograma fixo mês a mês.

Uma opção interessante neste caso é criar um Kanban com tarefas mensais.

Nela, cada coluna pode representar uma dessas etapas e cada cartão pode conter o nome de um dos clientes.

Ou seja, ao longo do mês, todos os projetos do cliente passam por todas as etapas da produção.

Esta é uma maneira muito simples e prática de organizar o trabalho.

Ele percebeu como Kanban pode ser útil Na gestão da empresa?

Se você sentir vontade de experimentar, siga nosso conselho e deixe um comentário sobre sua experiência com a ferramenta.

Um sistema de gestão que conecta suas áreas de negócio: do financeiro ao comercial.