Inventário fantasma: como é causado?

 O que é inventário fantasma?

O inventário fantasma chamado “estoque fantasma” em Inglês, refere-se a loja de sistema de gestão quando o estoque registrado que não está disponível nas prateleiras para venda, na verdade, o que pode ser devido a erros de entrada de dados , defeitos na mercadoria, produtos vencidos, roubos, etc.

Um depósito com inventário fantasma implica que haverá pedidos que serão aceitos, mas não podem ser atendidos, já que no momento do recebimento do pedido o sistema de controle de estoque indicará que há estoque, mas durante a preparação do pedido a situação será que a mercadoria não está realmente disponível. Isso é ainda mais grave no caso do comércio eletrônico , onde os clientes teriam sido informados através da loja online de que havia estoque e uma estimativa do prazo de entrega.

Além das situações de estoque esgotadas no momento da preparação do pedido, o inventário fantasma também afetará o reabastecimento. No controle de inventário automatizado, onde as ordens de compra são gerados quando uma mercadoria cai para um nível de estoque específico, o inventário fantasma indica mais estoque do que realmente é causa disponíveis ordens tal compra não são gerados e, portanto, não apenas a mercadoria não estará disponível para venda, mas as encomendas aos fornecedores para sua substituição serão congeladas.

Alguns setores de negócios são mais propensos do que outros ao inventário fantasma, por exemplo, ao setor de varejo ou ao trabalhar com produtos perecíveis. O inventário fantasma pode se tornar uma das principais causas de perdas econômicas.

Principais causas do inventário fantasma

Uma das causas típicas que pode levar a uma situação de inventário fantasma é o erro na entrada de dados , para que o sistema de controle de estoque computadorizado não reflita as informações reais do estoque. Isso pode ser devido a erros na entrada manual de dados ou ao não registro ou atualização de movimentos de mercadorias. Mas a entrada de dados não é o único ponto em que os erros podem ocorrer. Existem numerosas causas que podem desencadear um inventário fantasma e cada loja, em algum momento, estará nessa situação com algumas de suas referências.

Outra causa comum é que as mercadorias sofreram algum dano durante as tarefas de transporte ou manutenção. O sistema de gerenciamento refletirá o estoque, mas esses danos, que tornam a mercadoria imprópria para venda, não podem ser detectados ou detectados, mas não registrados. Na mesma linha, quando se trabalha com produtos perecíveis, a loja pode conter mercadoria ultrapassada , que iria aparecer para estoque disponível para venda em controle de estoque, mas que não poderia ser detectado bens como inválidos até que esteja pronto para servir uma ordem.

Os roubos , especialmente no setor de varejo, onde as prateleiras estão acessíveis ao público em pontos de venda, são outras razões pelas quais alguns bens não está mais disponível sem o sistema de controle de computador detecta inventário. Nos pontos de venda onde os consumidores se servem, há também uma mudança de lugar na mercadoria quando um consumidor retira um produto das prateleiras e depois mude de idéia e deixe na prateleira errada. Alguns desses produtos podem acabar sendo esquecidos e, mesmo se forem contabilizados, eles não estariam realmente disponíveis para venda no local em que os clientes esperam encontrá-lo. Até que as novas tecnologias evoluam o suficiente, no momento a medida mais eficaz nessas situações ainda é a contagem manual e a reordenação.

Ocasionalmente, os erros são causados ​​por etiquetas de códigos de barras erradas . Isso pode ser devido a erros do fabricante ou a erros quando as próprias etiquetas são aplicadas. Mas esta situação também pode ocorrer se não houver rastreamento exaustivo da logística reversa. Por exemplo, nos últimos anos, ele ganhou destaque roupas de comércio eletrônico e calçados, graças à proliferação de compras on-line com frete grátis e retorna. Neste sector, a logística reversa é um componente modelo de negócio crítico, uma vez que, ao contrário de outros tipos de bens de consumo será clientes frequentes para comprar produtos semelhantes que diferem apenas em cores ou tamanhos para tentar devolvê-los se Eles não se sentem bem. Aqui, pode acontecer que, se os códigos de barras entrarem nas embalagens das roupas, os consumidores possam trocá-los por engano ao prepará-los para o seu retorno. Se durante o gerenciamento da logística reversa não for feita uma verificação completa, as varreduras de entrada e saída não corresponderão mais às mercadorias reais. Quem compra online regularmente pode ter encontrado esta situação, onde recebeu roupas que não correspondem à cor ou tamanho. Essa alteração faz com que o controle de estoque registre erroneamente as entradas dos retornos e as saídas subseqüentes e, portanto, gera o inventário fictício.

No setor têxtil de consumo, não é incomum que os pequenos fabricantes, que produzem modelos de produtos que duram apenas uma temporada, acabem reutilizando códigos de barras para diferentes modelos em épocas posteriores. Isso pode levar a problemas nos links posteriores da cadeia de suprimentos, porque esses códigos poderiam ter sido refletidos nos sistemas de computador com produtos antigos e não com os novos, levando a erros de controle de estoque e inventário fantasma.

Outro erro pode ocorrer com itens quase idênticos, que são diferenciados apenas por alguma promoção e erroneamente misturados na loja. O controle de estoque pode estar refletindo níveis de mercadoria falsos quando os consumidores podem exigir a versão com a promoção.