Como gerenciar o tempo no trabalho?

O seu negócio absorve toda a sua energia e não passa um minuto a nada? Dê uma olhada nas nossas dicas para lidar com o seu bem mais precioso: o seu tempo.

Quantas vezes você quis que o dia durasse mais de 24 horas? Qualquer um que se envolva deve realizar milagres para não perder nenhuma tarefa antes que a Terra complete mais um turno. Uma rotina cheia de reuniões, decisões a serem tomadas e mil demandas urgentes ainda precisam ser conciliadas com a vida pessoal. E quando esse equilíbrio não ocorre, há sobrecarga, seguida pela frustração e pela sensação de fazer tudo errado. Às vezes, mesmo assim, você se culpa por não estar ciente de tudo. Corrigimos Não se preocupe Você pode gerenciar melhor seu tempo com alguns conselhos.

Um dos maiores desafios para quem administra seu próprio negócio é ter que mudar o trabalho em todos os momentos. Em uma hora do dia, você deve mergulhar totalmente em um trabalho mais criativo. Mas horas depois, você já tem que entender toda a administração financeira para fechar as contas. Isso faz com que o tempo daqueles que se comprometem pareça ainda mais escasso. Sem um plano estratégico para otimizar a rotina, o que acaba acontecendo é o que chamamos de "restrição ao fogo". O resultado é muito mais trabalho, mas sem receber mais por isso.

Mas se você já se sentiu tão impotente diante de tantas coisas para fazer nesta carreira de negócios, você veio ao lugar certo. Separamos oito dicas preciosas para ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo de trabalho e, assim, ter mais sucesso no negócio. Vamos começar?

Plano de longo, médio e curto prazo.

Quando você é um empreendedor, você não pode ter um relacionamento saudável com o tempo sem uma boa organização. Os responsáveis ​​por uma empresa precisam, em primeiro lugar, estabelecer seu planejamento de longo, médio e curto prazo (nessa ordem). Sim, esta estratégia deve ser sobreposta! A criação de uma organização anual do calendário da empresa, por exemplo, ajuda a definir os objetivos para todo o ano, levando em conta as particularidades de cada período, como datas comemorativas, tempos de vendas mais fracos, etc.

Idealmente, esses objetivos, que devem ser alcançáveis ​​e mensuráveis, devem ser divididos em projetos de poucos meses. Dentro de um mês, as tarefas devem ser estrategicamente organizadas por semanas. Essa lógica continua para cada dia de trabalho. De fato, uma boa técnica para realizar este planejamento diário é listar três tarefas essenciais para realizá-las e dedicar-se a elas. Em breve, vamos ajudá-lo a definir o que vem primeiro.

Escolha sua maneira de gerenciar compromissos

Em uma base diária, existem vários compromissos que um empreendedor deve cumprir. Portanto, é essencial seguir um sistema para gerenciá-los. Se você é da velha escola e prefere os calendários e planejadores de papel, existem muitos modelos que lhe dão uma boa idéia do mês, da semana e do dia, por isso não perca nenhum trabalho de casa. A organização visual é fundamental porque a informação deve ser lembrada rapidamente. O planejamento deve estar sempre à vista!

Para aqueles que adotam a tecnologia, existem várias soluções para escolher e tentar. Aplicativos que enviam lembretes, por exemplo, são úteis para a maioria dos empreendedores. Com eles, você não precisa manter a cabeça constantemente em todos os momentos. Entre várias opções excelentes, o Calendars 5 (iOS) e o DigiCal (Android) são bons para isso, pois possuem interfaces muito intuitivas. Aplicativos como Trello e Todoist também são bons aliados para escrever o que você não pode esquecer (geralmente sua lista de tarefas).

Defina o que é e o que não é uma prioridade.

Falando de uma tarefa urgente no mundo da empresa, o termo prioridade deve ser sempre entendido no singular. Porquê Porque, em qualquer circunstância, sempre haverá algo que é realmente mais importante fazer no mês, na semana ou no dia. Portanto, uma técnica eficiente é definir o que é e não é uma prioridade com base em uma matriz de valor e viabilidade.

Acalme-se, é muito mais simples do que parece. Como o próprio nome indica, apenas cruza dois dados essenciais:

Impacto vs. Viabilidade

Ou seja: em primeiro lugar, você deve definir se a finalização de uma determinada tarefa terá um impacto positivo na sua empresa. Se este não for o caso, isso simplesmente não é interessante, mesmo se você tiver os recursos (humanos, técnicos e financeiros) para fazê-lo. Se é realmente interessante, também é necessário avaliar a viabilidade. Sua empresa possui recursos? Então vá em frente! Não há recursos? A solução, então, é transformar a tarefa em um projeto, a fim de criar as condições de viabilidade.

Outra matriz que pode ajudá-lo muito a refinar suas prioridades é Eisenhower. Ele também passa por dois fatores: a urgência (o prazo ajustado que pode trazer consequências indesejáveis ​​se não for atendida) e a importância (a capacidade de afetar seu negócio e os objetivos que você estipulou). Isso leva você a quatro categorias nas quais você pode ajustar suas tarefas:

Matriz de Eisenhower

Tarefas importantes e urgentes: Estas são as tarefas cruciais, que você deve fazer imediatamente.

Tarefas importantes e não urgentes: Deixá-los de lado não é uma opção, mas você pode agendar quando vai dedicar-se a eles.

Tarefas urgentes mas não importantes: são aqueles que podem ser delegados a outra pessoa, se tiverem colaboradores (se não contar, vale a pena considerar ir atrás de um). Na verdade, como você provavelmente suspeitou, delegar (e confiar no serviço daqueles que estão com você no negócio) alivia bastante essa preocupação com o tempo e libera você das tarefas da primeira e da segunda categoria.

Tarefas importantes nem urgentes: são tarefas que podem ser deixadas no final da fila ou, às vezes, até eliminadas. Para o bem do negócio, o empregador deve saber dizer "não".

E aí? Não parece libertador? Porque você pode confiar. É só fazer o ranking e priorizar o que realmente é prioridade.

Automatize alguns processos.

Fazer o tempo de renderização também significa programar o que é possível com antecedência e ter a ajuda da tecnologia para isso. Se você tiver dificuldade em gerenciar os projetos da sua empresa e gastar muito tempo com ela, experimente aplicativos como o Asana, o Slack e, novamente, o Trello para organizar o trabalho em equipe. Portanto, será mais fácil definir e delegar tarefas por níveis de urgência, além de acompanhar o progresso.

Outra dica é agendar seus posts e redes sociais que permitem isso, como o Facebook. Então você pode separar um dia da semana para organizar tudo e não ter que se preocupar com isso no próximo. O recurso de resposta automática no Messenger e no WhatsApp Business também pode ajudar. Crie uma mensagem padrão com informações que facilitem a vida do interlocutor (outros contatos, horas e instruções específicas) e, muitas vezes, até mesmo elimine a necessidade de uma resposta manual para cada mensagem. Ao automatizar processos, você obtém menos carga e economiza tempo.

Trabalhar em blocos

Você já percebeu quão facilmente uma tarefa pode ser estendida, que deve levar 20 minutos para ser concluída por uma hora? Isso ocorre porque nem sempre podemos nos livrar de possíveis distrações enquanto trabalhamos. Se, por exemplo, você estiver preparando uma apresentação para os clientes, mas precisar parar sempre para responder e-mails, verificar redes sociais ou ler um item de notícias, a atividade principal não progride. Mas não seria muito melhor se você tivesse que apagá-lo rapidamente da sua lista de tarefas antes de fazer outras coisas?

Não é fácil, mas existe uma solução: tentar dividir o seu dia com blocos individuais e coletivos de trabalho e descanso. Apenas nas pastas de trabalho, você se concentra nas tarefas que precisa executar sozinho, tomando cuidado para não cair em distrações. Em blocos de reuniões ou trabalho em equipe, o mesmo, mas com foco na colaboração. E nos blocos restantes, você simplesmente não pensa em trabalho. Fechado?

A postagem original desta publicação está aqui. Facebook For Companies quer orientar e treinar micro, pequenos e médios empreendedores no Brasil. Você pode obter mais informações visitando facebook.com/business ou a página do Facebook para empresas.

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